Когда вы думаете о кадровом планировании, что первым приходит на ум? Вероятно, поиск и расстановка талантов или своего рода оптимизация штата, а также процесс составления годового бюджета, прогнозирование численности персонала и ее корректировка в связи с внешними воздействиями, изменениями в бизнесе или реорганизацией.

Однако кадровое планирование представляет собой сочетание множества различных слоев - тем более в крупных компаниях, - связанных с финансами, стратегическим видением, операционными потребностями и многим другим. Как HR разобраться во всем этом и сделать так, чтобы кадровое планирование приносило результаты организации?

В этой статье мы рассмотрим все тонкости кадрового планирования для крупных предприятий. Мы также обсудим, как HR-технологии, такие как программное обеспечение для организационного проектирования и визуализации, могут изменить этот процесс, превратив аналитику по персоналу и сценарное планирование в критически важные сведения для организации.

Каковы три разных уровня кадрового планирования?

В динамичном ландшафте организационного управления планирование рабочей силы требует многогранного подхода, который необходим компаниям для гармонизации стратегического предвидения и оперативной точности. Чтобы справиться с этой сложной задачей, организациям необходимо координировать три различных аспекта планирования: давайте посмотрим, что это такое.

1. Стратегическое кадровое планирование: формирование завтрашних возможностей сегодня
Этот подход, ориентированный на перспективу, позволяет увязать привлечение талантов с долгосрочными бизнес-целями, стремясь защитить организацию в будущем. Он предполагает прогнозирование потребностей в талантах, которые будут способствовать достижению бизнес-целей в будущем, скажем, в течение следующих трех-пяти лет.Некоторые из этих навыков могут появиться на рынке талантов только сегодня или, как ожидается, не будут востребованы в течение некоторого времени.

Стратегическое кадровое планирование предполагает активное изучение имеющихся в организации талантов и выявление внешних вариантов, таких как подрядчики, консультанты и аутсорсинг. На этом уровне вам необходимо ответить на некоторые важные вопросы, например:

Какие новые возможности потребуются нам в будущем для достижения наших стратегических целей?
Где сегодня находятся талантливые сотрудники?
Сколько таких талантов уже работает у нас?
Где именно я могу найти эти кадры и таланты на рынке?
Подобное планирование численности персонала имеет решающее значение для реализации стратегических целей, включая диверсификацию, слияния и поглощения или изменения бизнес-моделей, например переход от офлайн розничной торговли к e-com.

2. Планирование численности персонала: сближаем HR и финансы
Вот наиболее распространенные проблемы, связанные с бизнесом, при разработке организационной структуры:

Этот второй уровень кадрового планирования тесно связан с финансовым состоянием организации. Оперативное планирование численности персонала - это совместная работа финансовых и HR-служб, синхронизирующая потребности в талантах с выделяемыми финансами, и все это происходит в рамках ежегодного процесса составления бюджета компании.

Руководители всех подразделений организации играют ключевую роль в этом процессе, определяя свои потребности в талантах на определенный период времени, обычно от одного до трех лет. Полученные в ходе этого процесса данные ложатся в основу общих решений по составлению финансового бюджета, которые периодически принимаются организацией.

3. Операционное планирование рабочей силы: разработка графиков для обеспечения повседневной эффективности
Этот последний уровень касается ежедневной (или недельной) оптимизации рабочей силы в соответствии с конкретными операционными потребностями. Планирование рабочей силы сосредоточено на подготовке сотрудников к выполнению повторяющихся задач или динамичному реагированию на колебания спроса со стороны клиентов, а также на укомплектовании внутренних проектов.

Будь то управление посменной работой или обеспечение доступности ключевых специалистов в пиковые периоды, такой уровень планирования имеет решающее значение для поддержания эффективности. Это наиболее актуально в здравоохранении, производстве и розничной торговле, где смены и активность клиентов диктуют распределение талантов.

Каковы основные трудности кадрового планирования для крупных предприятий?
Крупные предприятия сталкиваются с уникальным набором сложностей при кадровом планировании, вынуждая их находить хрупкий баланс между стратегическим видением и операционными приоритетами. Наиболее распространенными являются две проблемы, поэтому давайте рассмотрим их подробнее.

Задача № 1 в области кадрового планирования: вовлечение руководителей
Одна из основных проблем заключается в привлечении оперативного руководства, то есть тех, кто не связан с HR и финансами. В некоторых случаях процесс кадрового планирования может превратиться в арену переговоров, в ходе которых руководители, понимая, что им все равно придется договариваться с финансовыми или HR-службами, могут завышать свои первоначальные запросы, так что если они «согласятся» на сокращение, то получат то, чего они действительно хотят.

Такая схема может привести к искаженному представлению потребностей в рабочей силе, когда запросы формируются скорее в соответствии с тактикой ведения переговоров, чем с реальными требованиями организации. Чтобы смягчить эту проблему, операционное руководство должно участвовать в процессе, обеспечивая более точное, целостное понимание потребностей отделов и способствуя сотрудничеству и прозрачности.

Задача № 2 в области кадрового планирования: видеть организацию как единое целое
Вторая проблема заключается в том, чтобы побудить руководство «видеть лес за деревьями» при планировании трудовых ресурсов. То есть вместо того, чтобы использовать подход «снизу вверх», основанный на оценке позиции за позицией, необходимо сместить акцент на видение общей структуры организации.

Суть заключается в смене парадигмы - переходе от транзакционного процесса вписывания цифр и окладов к стратегическому, который рассматривает организационную архитектуру. Вам необходимо задать несколько вопросов, например: Как должна выглядеть организация, чтобы достичь своих целей? Можем ли мы добиться этого с нынешней структурой или требуется ее перестройка? Как только будет сформировано более широкое видение, цифры будут следовать за ним более органично, в соответствии с задуманной структурой.

Как программное обеспечение для планирования человеческих ресурсов может помочь организациям?
По мере того, как организации решают сложные задачи согласования потребностей в талантах с финансовыми ограничениями, роль технологий - в частности, программного обеспечения для планирования персонала - приобретает решающее значение. Имеющиеся в нашем распоряжении инструменты претерпели значительные изменения, и на первый план выходят интегрированные решения, особенно для крупных предприятий.

Хотя некоторые клиенты все еще полагаются на инструменты на базе Excel, которые проходят через все уровни управления, прежде чем интегрируются в ERP и инструменты финансового планирования, тенденция меняется в сторону более продвинутых, итеративных процессов кадрового планирования, включающих в себя визуальные средства и аналитику трудовых ресурсов.

Эти инструменты также позволяют организациям заранее моделировать различные ситуации с персоналом. Благодаря визуализации заинтересованные стороны могут получить представление о потенциальных проблемах и возможностях до того, как решения будут переданы по организационной иерархии.

Такой итеративный подход позволяет организациям смоделировать свои потребности в талантах, провести тщательный анализ и ответить на такие вопросы, как: Каковы сопутствующие расходы? Не создаст ли это пробелы в других местах? Является ли план реалистичным и сопоставимым для разных отделов? Это также сводит к минимуму необходимость в постоянных изменениях и перестановках, что экономит время и ресурсы.

Эти программы планирования трудовых ресурсов выходят за рамки ограничений традиционных систем, основанных на статических данных, предлагая бесшовную и комплексную платформу, которая упрощает процесс планирования. Поскольку перед организациями стоит сложная задача согласования потребностей в талантах со стратегическими и финансовыми целями, интегрированные решения для кадрового планирования являются незаменимыми союзниками.

Использование HR- программного обеспечения для сценарного планирования оргштатных изменений
В связи с недавними (или предстоящими) потрясениями на рынке все более актуальными становятся упражнения по обеспечению непрерывности бизнеса, управлению рисками и кризисному управлению. Это осознание подчеркивает острую необходимость моделирования сценариев развития организации, особенно при планировании численности персонала.

Как правило, организации выбирают макросценарии, предвидя возможные события или их повторение, и проводят моделирование, чтобы оценить влияние на численность персонала и общую структуру. В этом процессе часто используются инструменты визуализации оргсхем или программное обеспечение для организационного проектирования, позволяющие смоделировать сценарии «что-если» и получить представление о возможных последствиях для численности персонала и организации. На основе этих симуляций разрабатываются и поддерживаются планы действий, которые терпеливо ждут на полке, пока выявленные риски не материализуются.

Существует множество инструментов, облегчающих проведение таких симуляций, обеспечивающих их динамичность и актуальность. Это должно быть постоянным упражнением для подготовки организаций к внешним событиям, которые находятся вне их контроля, но могут сильно повлиять на организацию работы с кадрами.

Каковы шесть ключевых показателей для оценки успеха кадрового планирования?
Для обеспечения успеха кадрового планирования необходимо соблюдать баланс между финансовой дисциплиной, стратегическими целями, распределением персонала и устойчивостью к непредвиденным обстоятельствам. Чтобы измерить это, используемые нами показатели могут быть материальными или нематериальными - в любом случае их реальное влияние может быть огромным.

Вот шесть основных компонента Nova EPM, которые полностью изменят вашу работу с персоналом:

Финансовое и стратегическое соответствие - хорошо организованный процесс кадрового планирования позволяет организации добиться финансовой дисциплины в отношении численности персонала при эффективном достижении стратегических целей. Это включает в себя прогнозирование потребностей в талантах, обеспечение непрерывности бизнеса и поддержание разумного резерва на случай непредвиденных обстоятельств.

Организационные и индивидуальные показатели: Ключевым показателем успеха является повышение эффективности работы на коллективном и индивидуальном уровнях. Успех измеряется путем оценки того, достигают ли люди своих целей, занимают ли они соответствующее положение и испытывают ли они удовлетворение от работы, что отражает предусмотрительность, заложенную в процесс планирования.

Производительность - хорошо спланированная рабочая сила — это продуктивная рабочая сила. При успешном планировании ваши усилия по оптимизации штата приводят к снижению потерь энергии (насколько это возможно измерить) и обеспечивают полную продуктивность каждого сотрудника в его роли.

Укрепление бренда работодателя - сокращение времени на подбор персонала свидетельствует о том, что люди занимают правильные должности, а также о продвижении и поддержке лидеров, вдохновляющих сотрудников. Это укрепляет бренд работодателя организации и свидетельствует об умелом планировании и исполнительности.

Коммуникация и укрепление доверия - неосязаемый, но критически важный показатель - способность донести до сотрудников структуру организации и план работы с персоналом. Разъяснение ролей, обязанностей и ответственности способствует лучшему сотрудничеству и прозрачности, а также повышает доверие сотрудников к руководству.

Вовлеченность сотрудников - Повышение вовлеченности свидетельствует об эффективном кадровом планировании. Если сотрудники занимают должности, соответствующие их навыкам и устремлениям, это означает, что организация успешно определила и направила нужные таланты на нужные места, что, естественно, ведет к повышению активности и вовлеченности.

Выбор лучшего HR-программного обеспечения для кадрового планирования
Как мы уже убедились, успех в кадровом планировании выходит за рамки простых числовых показателей, таких как финансовая грамотность или производительность. Он также включает в себя более неосязаемые достижения, такие как вовлеченность и прозрачная коммуникация. Но чтобы достичь этого, необходимо использовать HR-инструмент, который обеспечивает полную гибкость и прозрачность организации.

Представляем вам Nova EPM:
Визуализация организации - благодаря аналитике трудовых ресурсов, глубокой визуализации, оргсхемам и возможностям отчетности Nova EPM вы сможете лучше понять свою организацию. Подробнее...

Предиктивная HR-аналитика - Прогнозирование результатов и последствий реорганизации упрощается благодаря фирменным функциям обнаружения проблем и анализа первопричин (в процессе beta-тестирования).

Организационное проектирование - создавайте и сравнивайте столько сценариев «что-если», сколько вам нужно, чтобы определить, как лучше модернизировать организационную структуру и построить будущее состояние организации. Затем вы можете отправить выбранный сценарий в свои основные системы ERP, HCM и HRIS, чтобы ускорить внедрение. Подробнее...

Планирование бюджетов ФОТ - управляйте параметрами и сроками кампаний по планированию бюджета. Выбирайте подходящую структуру для сборки бюджетов (управленческую или финансовую - как вам удобно), контролируйте ход исполнения. Формируйте любое число вариантов бюджетов и согласуйте их по вашим правилам и регламентам. Включайте/выключайте статьи расходов и налогов из планируемого или текущего бюджета. Подробнее...

С помощью Nova EPM вы получаете лучшее решение, которое поможет вам ориентироваться в меняющемся мире вашей организации и подготовиться к будущим вызовам. А если вы хотите узнать больше о нашем продукте, свяжитесь с одним из наших экспертов и получите бесплатную демонстрацию!